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日常生活でも役に立つ文書作成(1)「文章作成の基本」

普段何気なく文章を書いていますが、作成の基本は知っておきたいもの。

 

文書作成と言うと、会社やビジネスの場での活用が大半かもしれませんが、覚えておくと世間相手に戦えるかもです。そんな文書作成の基本をあちこちで学んだコツを紹介。

◆文書作成の基本

  • 1件1文章で書きましょう。複数の話題が出てはいけません。その時は、面倒でも2件2文章でレターを書くこと。
  • 急いでいるときに良く電話で相手に用件を伝えて済ませてしまおうと考えてしまいますが、電話では証拠も履歴も何も残りません。また、急いでいるからこそ文書で伝えるのです。Eメールでも構いません。書くことは、頭の整理につながります。
  • タイトル(表題)をつけること。メールでは、当然のようにタイトルをつけて発信することが多いと思いますが、タイトル(表題)で相手に何が言いたいのか伝われば。十分です。例えば、メールタイトルを「銀行口座の開設相談のお礼」と書けば、中に何の文章が書いてあるのか想像されます。タイトルは重要です。
  • まず問題点、そして結論を先に示すことが重要です。相手に言いたいとこを先ず冒頭にもってきましょう。
  • 文章は、出来るだけ短文とし、口語体でやさしく表現しましょう。」
  • 言いたいことがたくさんある場合には、見出し番号、段落記号(技術文書一般文章)をつけましょう。
  • 当用漢字をつかい、ひらがなを使う。

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文章の書き方

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